Orden de compra: qué es y cómo hacerla
Felipe Úrzua
CTO
Indice
Más te vale que en este mundo del emprendimiento sepas qué es y cómo se hace una orden de compra. Porque te aseguro que la vas a necesitar en tu negocio cuando compres o vendas un producto o servicio.
¿Qué es una orden de compra?
Es un documento con el que solicitas mercancías a un vendedor o proveedor y se conoce también como orden de pedido o nota de pedido. En esta se detalla:
La cantidad de productos que vas a comprar o vender
El precio
Los términos de pago
La forma de la entrega
¿Para qué sirve una orden de pedido?
Ayudan al comprador y al vendedor a evitar confusiones
Te ayudan a ordenar las operaciones
Ayuda a que los proveedores visualicen el pedido para asegurar la venta
Ayudan a dar agilidad y ahorrar tiempo
Es un documento que sirve de soporte legal
Válida la transacción comercial
Sirve como respaldo mercantil
Ayuda a visualizar movimientos de compra
En resumen, una orden de compra va a permitir que ambas partes tengan un registro detallado de la compra.
Clases de órdenes de pedido:
Orden estándar (es la más usada)
Orden planificada (se aplica cuando no hay certeza de la fecha de entrega)
Orden abierta (se aplica cuando no se conocen todos los detalles de la compra)
Orden contrato (Se usa cuando no se tienen precios fijos sino por convenio entre las partes)
¿Cómo hacer una orden de compra?
1. Elegir un proveedor: cuando quieres comprar un producto o servicio debes elegir un proveedor al que le emites una orden de compra con sus datos respectivos
2. Enviar la orden de compra al proveedor: entrega la orden y válida que tu proveedor pueda cumplirla en los tiempos acordados y que la información esté correcta.
3. Realiza la entrega: cuando el proveedor aprueba tu orden de compra procederá a entregar los bienes o servicios. La orden de compra te puede ayudar a confirmar que el pedido está completo.
Tips para generar una nota de pedido
Identifica tu necesidad y los productos o servicios que vas a comprar
Elige un proveedor que se adapte a las necesidades
El vendedor se quedará con la orden de compra original y el comprador tendrá una copia
El comprador detalla la cantidad de productos, el valor y los plazos de pago
Campos de una nota de pedido
Datos de contacto del vendedor y del comprador
Número de identificación del país en el que se hace la transacción
Domicilio fiscal
Razón social
Dirección
Correo electrónico
Lugar y fecha de emisión
Referencia del producto (nombre, cantidad de productos, valores, y descuentos si aplican)
Método de pago y plazos
Costo total (se suman si aplican gastos de transporte, seguros, etc)
Impuestos
Observaciones (si aplican)
Fecha de entrega
Términos de entrega
Es importante que guardes la copia de las órdenes de compra para que tu contador registre los pagos.